Desde el primero de noviembre de 2023, el sistema de facturación en Colombia ha experimentado un cambio significativo con la entrada en vigor de la Resolución 165 de la DIAN. A continuación, te explicamos todo lo que tu droguería necesita saber para adaptarte a estos cambios y cumplir con los requisitos legales.
Qué es la Resolución 165 de noviembre de 2023
Objetivos de la resolución 165 de 2023
La Resolución 165 de 2023 tiene varios objetivos, entre los que se destacan:
- Desarrollar el sistema de facturación electrónica: Estableciendo las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad y la generación de documentos electrónicos.
- Establecer los requisitos para ser proveedor tecnológico: Definiendo las condiciones para la prestación de servicios de generación, transmisión, validación, expedición y entrega de documentos electrónicos.
- Adoptar la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta: Incluyendo especificaciones técnicas y funcionales para la generación y gestión de la factura electrónica y documentos relacionados.
- Expedir el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico: Conteniendo las especificaciones técnicas y funcionales para la generación y gestión del documento equivalente electrónico.
- Definir obligaciones y responsabilidades: Para los sujetos obligados a expedir factura electrónica y los proveedores tecnológicos, así como las sanciones por incumplimiento.
Principal cambio
Entre sus principales modificaciones, destaca la implementación del documento equivalente electrónico, que reemplaza al tiquete de máquina registradora con sistema POS.
¿Qué es el documento equivalente electrónico?
El documento equivalente electrónico es un nuevo formato que se genera, transmite, valida y expide de forma electrónica utilizando los servicios informáticos de la DIAN. Este documento tiene los mismos efectos legales que la factura electrónica de venta, siempre que cumpla con los requisitos y condiciones establecidos por la normatividad vigente.
Requisitos y obligaciones establecidos por la resolución
Los principales requisitos para los sujetos obligados a expedir factura electrónica son:
- Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) y actualización de la información relacionada con el sistema de facturación.
- Habilitación ante la DIAN para el uso del sistema de facturación electrónica, cumpliendo con las pruebas técnicas y funcionales establecidas.
- Generación, transmisión, validación, expedición y entrega de los documentos electrónicos utilizando los servicios informáticos de la DIAN o de un proveedor tecnológico autorizado.
- Conservación y disponibilidad de los documentos electrónicos del sistema de facturación para la DIAN y los adquirentes de los bienes y/o servicios.
Proveedor tecnológico
Los proveedores tecnológicos deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) y actualización de la información relacionada con el servicio de facturación electrónica.
- Habilitación ante la DIAN para prestar el servicio de facturación electrónica, cumpliendo con las pruebas técnicas y funcionales establecidas.
- Garantizar la generación, transmisión, validación, expedición y entrega de los documentos electrónicos del sistema de facturación, de acuerdo con los estándares de calidad y seguridad.
- Conservación y disponibilidad de los documentos electrónicos del sistema de facturación para la DIAN y los sujetos obligados a expedir factura electrónica.
¿Cuándo debo implementar el documento equivalente electrónico?
La Resolución 165 de 2023 establece unos plazos específicos para la implementación, según el tipo de contribuyente y el sector económico:
- Grandes contribuyentes: A partir del 1 de mayo de 2024.
- Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no sean grandes contribuyentes: A partir del 1 de junio de 2024.
- No declarantes del Impuesto sobre la Renta y sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas: A partir del 1 de julio de 2024.
Sanciones y consecuencias legales por no cumplimiento
El incumplimiento de la obligación de emitir el documento equivalente electrónico puede acarrear sanciones y consecuencias legales significativas:
- Multa del 1% del valor de las operaciones no documentadas: Según el artículo 652 del Estatuto Tributario.
- Multa del 5% del valor de la operación: Por omisión o inexactitud en la información del documento equivalente electrónico.
- Cierre del establecimiento por tres días: Si no se expide factura o documento equivalente cuando se está obligado a hacerlo.
- Clausura del negocio por treinta días: En caso de aprehensión de materias primas, activos o bienes que formen parte del inventario por violación al régimen aduanero vigente.
Cómo adaptarse a los cambios de la Resolución 165 11/23
Verificar la obligatoriedad
Lo primero es verificar si tu negocio está obligado a emitir el Documento Equivalente Electrónico. Están obligados todos los contribuyentes del régimen común y los responsables del IVA que realicen operaciones que no requieran factura electrónica.
Adquirir un software autorizado por la DIAN
Adquiere un software autorizado por la DIAN que cumpla con los requisitos técnicos y de seguridad. Este software debe permitir la generación y envío del Documento Equivalente Electrónico, almacenar el documento y generar reportes y estadísticas.
Implementar el sistema y capacitar al personal
Implementa el sistema de facturación electrónica y capacita a tu personal en el uso del nuevo software y en la normativa vigente para asegurar el cumplimiento de los requisitos.
Conclusión
La Resolución 165 de noviembre 2023 representa un cambio significativo en el sistema de facturación en Colombia que afecta, entre otros negocios, a las droguerías. Está orientado a mejorar el control tributario y promover la digitalización, por lo que es fundamental adaptarse a estos cambios para evitar sanciones.
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