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Antes de emprender cualquier negocio, es fundamental conocer todos los aspectos relacionados con él. En el caso de las farmacias, existen diversos procedimientos que pueden aumentar la productividad y eficiencia de tu establecimiento.
Aquí te presentamos 7 principios básicos para realizar un proceso de compras eficiente, garantizando mejores resultados y ahorro de tiempo y dinero.
Al entender perfectamente el proceso completo y conocer en detalle cada una de las actividades involucradas, podrás identificar dónde es necesario reducir la carga de trabajo y qué funciones se pueden automatizar.
Todo tu equipo involucrado en el proceso debe conocer el ciclo de compras de la farmacia, ya que serán los encargados de detectar áreas de oportunidad y analizar los indicadores para medir los resultados. Cuando tengas presente todas las actividades a realizar, serás capaz de implementar la estrategia necesaria para mejorar el proceso.
Es vital contar con personal calificado para realizar el proceso de compras de manera eficiente. Reúne un grupo de personas dentro de tu farmacia con las habilidades y competencias necesarias para administrar y ejecutar las compras.
Para que tu equipo pueda tomar decisiones informadas, deben tener acceso a toda la información y tener en claro un paso del proceso, ahorrando tiempo y evitando confusiones.
Este es uno de los pasos más importantes, ya que determinarás cuánto puedes gastar y cómo lo harás.
Elaborar un presupuesto te permitirá establecer objetivos y plazos de ventas para la entrega de productos. Sabrás exactamente cuánto estás invirtiendo y cuánto necesitas vender para cumplir tus objetivos y mantener el capital necesario para futuras compras.
En una farmacia, la lista de proveedores potenciales de los productos o servicios que necesitas puede crecer rápidamente. Crear una lista te ayudará a tener actualizada toda la información de contacto e interacción con tus proveedores.
El objetivo principal es que puedas elegir a los mejores proveedores y, con el tiempo, formar alianzas. Trabajar en conjunto con tus proveedores te permitirá obtener mejores precios y asegurar el suministro constante de productos con mayor rotación.
Para suministrar de forma eficiente tu farmacia, es crucial realizar una lista con todas las especificaciones de los productos que vas a adquirir.
Esto garantiza que recibirás exactamente lo que necesitas y no productos incorrectos. Por ejemplo, una buena práctica es comparar medicamentos por principio activo para encontrar las opciones más rentables para tu farmacia. Si no sabes cómo hacerlo, puedes leer este artículo:
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Este es el paso más importante. Aquí podrás evaluar los resultados de los pasos anteriores y realizar tu pedido correctamente. Considera factores como los tiempos de entrega, la evaluación de diferentes cotizaciones y la revisión exhaustiva de tu presupuesto.
Registrar cada uno de estos aspectos te permitirá mantener el orden y evitar compras innecesarias y gastos no calculados.
Actualmente, es casi indispensable contar con un software que automatice este proceso. Muchas farmacias pasan horas comparando precios línea por línea de todos los productos que necesitan reponer, no encontrando siempre las mejores ofertas por falta de tiempo y eficiencia en el proceso.
Para lograr optimizar esto, una excelente opción es Extendeal, una plataforma diseñada para optimizar y automatizar el proceso de compras de tu farmacia. Extendeal te permite gestionar de comparar ofertas en tiempo real, conectarte con todos tus distribuidores y ejecutar compras lo más eficientes posibles en unos pocos minutos.
Head of Customer Success en Extendeal.
