En el marco del webinar 2024 - Año de verificaciones sanitarias impartido por ANAFARMEX, Luis Tapia, dueño de Farmacia Santa Teresa, conversó con María Siboney Pascual Cruz, directora de operaciones de ANAFARMEX, y con Tomás Terra, Chief Revenue Officer de Extendeal, sobre cómo la implementación de Extendeal logró que sus cuatro farmacias realicen su abastecimiento en una hora o menos, se conecten con más distribuidores desde una misma plataforma y no se queden nunca sin stock.
Extendeal es una plataforma de compras para farmacias que conecta los negocios con múltiples distribuidores y desde un solo lugar compara todos sus precios y existencias, indicando en pocos minutos cuál es la compra más eficiente y ayudando a hacer el pedido en un clic.
A continuación, te compartimos la entrevista completa para que descubras cómo tu farmacia también puede lograrlo:
SP: ¿Dónde están tus farmacias?
LP: Mis farmacias están en la Ciudad de México, en la alcaldía de Coacalco y en la alcaldía de Coyoacán.
SP: ¿Desde cuándo conoces Extendeal?
LP: Fui parte de la prueba piloto desde agosto del año pasado. Tuvimos contacto con ellos para hacer un modelaje de cómo iba a ser esta plataforma. Le estuvimos dando algunas ideas de como las personas trabajan en México, ya que ellos vienen de Argentina y el mercado argentino es diferente al nacional.
TT: ¿Cómo llegaste a ser dueño de Farmacia Santa Teresa?
LP: Hace diez años mi madre puso una primera farmacia con un consultorio adyacente. Yo soy economista titulado por la UNAM y le ayudaba un poco con el financiamiento. Al yo ver que no le daban los números, le comento a mi mamá que la farmacia no era tan rentable y mi esposa me pide que intervenga y la ayude. Por eso le compro la farmacia a mi mamá con la visión de cerrarla, pero mi mamá lo primero que me dice es que yo no di frutos hasta los veinte años, que me mantuvo veinte años en la escuela [risas]. Entonces me pide que no le cierre sus farmacias, que mejor la ayude a que sean rentables.
Estudié Administración Farmacéutica en el Tec, una maestría en Economía de la Salud y del Medicamento en Barcelona y un diplomado en la oficina de Farmacia de España, igual por la Universidad de Barcelona. Entonces empecé a empaparme con el tema de la farmacia y a hacer cambios arquitectónicos, mapas de calor, KPI y a trabajar con gente relacionada con el medio. Así llegué con Tomás [Terra].
Me presentan la propuesta de Tomás y desde mi punto de vista era como un Trivago del medicamento, que era lo que yo buscaba: un Trivago del medicamento para bajar los costos, que nos permitiera en tiempo real poder recoger y automatizar la forma de hacer el pedido y no hacerlo línea por línea, sino en poco tiempo y espacio. Importante sobre todo porque saqué los costos de la Ciudad de México para saber cuánto nos costaba el metro cuadrado y mantener un empleado, y eran caros.
"Era como un Trivago del medicamento, que era lo que yo buscaba".
Yo en la farmacia trato de buscar una rotación de 28 días para el producto, que es lo que me ofertan los distribuidores de crédito. Tengo que buscar la incógnita en donde el producto se me mueva en menos de 28 días, me genere una utilidad, lo restituya y no lo deje de tener.
Con ellos [Extendeal] encontré una parte de respuestas a lo que estaba buscando. Lo trabajamos y estuvimos viendo los distribuidores. En ese momento yo solo trabajaba con tres distribuidores fuertes: Marzam, Nadro y Rosario. Ya con la plataforma lista, a partir del mes de enero ampliamos a Vicma, a Almacén de Drogas y estamos trabajando para ampliar a cuatro distribuidores más.
TT: ¿Esas últimas distribuidoras, Vicma y Almacén de Drogas, cómo las gestionaste?
LP: Las gestionamos con ustedes. Directamente, ustedes fueron los que gestionaron la cuenta y toda la parte para poder acceder a la plataforma.
TT: ¿Cómo fue la experiencia de pasar a comparar los precios y haber sumado distribuidores adicionales?
LP: Trabajamos directamente con ustedes para ampliar la gama de oferta. En uno de los trabajos que yo hice en la especialidad farmacéutica, me di cuenta de que en el mercado mexicano ningún distribuidor tiene el 100% de las líneas de producción de algún laboratorio. Entonces, ahí tuve el primer problema: nadie me podía presentar el 100% de los productos, ya sea en presentación o en libre.
"En el mercado mexicano, ningún distribuidor tiene el 100% de las líneas de producción [...]. Nadie me podía presentar el 100% de los productos".
Entonces, tenía que tener acceso a diferentes plataformas, en este caso Marzam y Nadro, que manejan el 70% de los productos. Cuando yo empecé a ver esa parte y vi la oferta que ustedes me hacían de poder tener mayor cantidad de distribuidores, entendí que iba a tener acceso a que mis faltantes se redujeran exponencialmente, porque iba a tener mayor oferta en donde buscar. Y no solo buscar que tuvieran existencias en tiempo real para ese día, sino ver la cantidad, el precio y la forma de tenerlo en el día a día.
Recordemos que la farmacia es un inmueble que se tiene que estar surtiendo día a día porque no podemos tener gran cantidad de almacenamiento, porque tiene un costo y ese costo muerto genera un dinero enterrado. Tenemos que tener una rotación masiva, eso nos permite tener mayor cantidad de productos, poderlos ofertar, poderlos buscar y reducir el número de faltantes.
Porque si no lo tenía Nadro, no lo tenía Marzam, no lo tenía Levic, entraba en una crisis: no tenía el producto en mi farmacia. Ampliar la gama de mis distribuidores redujo solo al 3 o 4% los faltantes que estamos teniendo en los listados actualmente.
"Ampliar la gama de mis distribuidores redujo solo al 3 o 4% los faltantes que estamos teniendo en los listados actualmente".
TT: ¿Qué implica para tu farmacia quedarte sin un producto?
LP: Pues no vender, no tener utilidad, no tener rotación, que el cliente se moleste, que no lo encuentre. No atender la demanda ciudadana que tenemos como responsabilidad social. Muchas cosas, incluso el malestar de que no se lleven las recetas completas.
Aquí es donde yo trabajo con los KPI. ¿Cuántas recetas surto y qué porcentaje de personas se llevan el 100%? ¿Cuál es el costo y la rentabilidad de cada receta? Eso me permite mejorar la rentabilidad y poder competir con las farmacias de cadena.
TT: ¿Cómo era el día a día de tu equipo para poder identificar las mejores ofertas?
LP: Anteriormente, lo hacíamos en tablas de Excel e íbamos capturando página por página, lo que provocaba estar todo el día sentado en una máquina. Eso implica que tienes una persona haciendo esos pedidos, utilizando las plataformas de todos los distribuidores o haciendo llamadas para buscar.
Teníamos que estar haciendo el pedido de cuatro farmacias, el cual lo hacían dos personas en el transcurso de la tarde y noche. Era asignar dos personas que podrían estar haciendo otra actividad en eso y el proceso era todo el día, revisando página por página.
Yo llegué a hacerlo y es cuando dije “necesitamos un Trivago del medicamento”. Porque cuando llegas al renglón 35 o 40 de estar buscando en 3 o 4 proveedores la mente ya está cansada. Al final solo era encontrar el producto y pedirlo, ya no te fijabas el tema del precio. O dejabas el listado inconcluso para seguir continuándolo al día siguiente.
Hicimos una prueba hace unos días con unos 400 renglones para actualizar precios (porque también me sirve para eso) y fue exitosa.
SP: En comparación de tiempo, ¿cuánto te tardabas antes y después de utilizar Extendeal?
LP: Antes dedicaba dos personas y todo el día haciendo pedidos, porque tengo cuatro farmacias. Hoy dedico una persona, una hora.
"Antes dedicaba dos personas y todo el día haciendo pedidos. Hoy dedico una persona, una hora".
SP: ¿Tú puedes decir que hay un antes y un después en las compras para ti a partir de tener esta plataforma?
LP: [...] Yo no estoy en el mostrador físicamente porque tengo otra actividad de trabajo. Entonces tengo que buscar cómo atender la farmacia a distancia y tener información para la toma de decisiones.
Lo importante que también me dio Extendeal es la información para poder tomar decisiones: saber qué productos comprar, cómo se movió el precio del mes anterior y compararlos con los pedidos históricos, y lo crucial, cuidar que no te quedes sin producto.
Muchos sistemas de gestión te dicen qué falta y puedes sacar un listado de 200 renglones, pero Extendeal en 30 minutos te hace toda la búsqueda, te hace el pedido y te dice de qué no hay existencias, para que puedas concentrarte solo en esos productos y cuál es el motivo del faltante. Porque puede ser que la sustancia ya no esté activa, que no esté en el mercado o que cambie de lote.
TT: ¿Cómo fue la experiencia de aprender a usar Extendeal?
LP: Mi equipo es un equipo muy noble. Estamos todos en el área de especialización de temas de salud y temas administrativos. Sandra, que es la química responsable, es una persona de 45 años que no le gustaba la computadora, pero aprendió ¡y se le hizo fácil! [risas]. Se le hizo muy fácil el tema de jalar una tabla de Excel, meterla, mandarla, darle dos o tres botonazos y que el pedido llegara, en lugar de ir página por página, ir copiando los precios y estar seleccionando cuál es el más barato.
[...] El miedo a la máquina se le quitó. Creo que sirvió porque fue enfrentarse a una necesidad que actualmente se requiere en todos los negocios: la digitalización de los procesos.
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